Claves para Contratar con el Estado Colombiano

La contratación estatal como herramienta mediante la cual se garantiza la continua y eficiente prestación de los servicios a cargo del Estado representa un atractivo instrumento de crecimiento – tanto económico como empresarial – para los diferentes proveedores del sector privado, por lo que, por medio del presente escrito, nos permitimos exponer cuáles son aquellos puntos clave que consideramos deben tener en cuenta quienes aspiren a contratar con el estado, en un proceso de contratación:


1. Inscripción en el Registro Único de Proponentes:

 

En primer lugar, resulta indispensable resaltar la necesidad de que todos aquellos quienes aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscriban en el RegistroÚnico de Proponentes (en adelante “RUP”) del Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio del país, ya que este resulta ser un requisito indispensable para participar en los procesos públicos de contratación.

 

¿Qué es el RUP? Es un registro creado por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, mediante el cuál se centraliza la información de los proveedores del Estado, y en el que se deben inscribir todas las personas, naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, interesadas en celebrar contratos con las entidades estatales.

 

En el RUP reposa toda la información relacionada con los requisitos habilitantes de los proveedores, relativa a la: (i) capacidad jurídica, (ii) capacidad financiera, (iii) capacidad organizacional, y, (iv) experiencia.

 

Para efectos de inscripción en el RUP, es importante tener en cuenta que el registro por primera vez se puede hacer en cualquier momento, y la renovación se debe hacer de manera anual, entre el 1º de enero y hasta el quinto día hábil del mes de abril de cada año.

 

  1. Identificación de Procesos de interés:

 

De conformidad con las directrices impartidas por Colombia Compra Eficiente y en desarrollo de lo establecido por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 el Estado colombiano cuenta diferentes plataformas publicitarias transaccionales que permiten la fácil identificación de los procesos de contratación que llevan las distintas entidades del Estado:

 

  1. SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a recursos estatales publican los documentos del proceso. A través de esta plataforma se puede encontrar la publicación respecto de todos los procesos contractuales del Estado.

 

  1. SECOP II: Plataforma transaccionalpara gestionar en línea todos los procesos de contratación, con cuentas para entidades y proveedores; y vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.

 

  1. Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma que permite hacer compras a través de los instrumentos de agregación de demanda y en grandes superficies.

 

A través de estas plataformas, se pueden identificar de manera sencilla y rápida los procesos de contratación a cargo del Estado, para que así cada proveedor, según sumercado y experiencia, tenga la capacidad de acceso a dicha información y así pueda participar en los procesos que le resulten de interés.

 

Para saber en cuál de estas tres herramientas buscar procesos de contratación, es importante determinar dos aspectos: (i) Cuál es la entidad a cargo del proceso de contratación, y (ii) Cuál es régimen jurídico del contrato a celebrar.

 

Lo anterior resulta determinante, ya que de conformidad con las ordenes impartidas por Colombia Compra Eficiente en las Circulares Externas 001 de 2019 y 002 de 2021, la implementación de SECOP II se hará de manera progresiva según los dos criterios antes enunciados.

 

  1. Identificación de la modalidad de contratación:

Una vez identificados los procesos de contratación de interés, resulta clave identificar cuál es la modalidad de contratación que a ellos les aplica, recordando que as entidades estatales deben escoger a sus contratistas a través de alguna de las cinco modalidades de selección previstas en la Ley 1150 de 2007, que son: (i) Licitación pública; (ii) Selección abreviada; (iii) Concurso de méritos; (iv) Contratación directa; (v) Mínima cuantía.

Cada modalidad de contratación tiene sus reglas y etapas específicas, por lo que es necesario que, una vez identificado un proceso de contratación como de interés, se analicé cuál es la modalidad de selección aplicable, para así saber con certeza: si esta realmente abierta la posibilidad de participar en el proceso, cuáles son los requisitos que se deben cumplir para poder participar, y cuáles son las etapas del proceso y los mecanismos que se deben surtir en cada una de esas etapas.

Si se esta ante regímenes contractuales exceptuados del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se debe revisar el manual de contratación de la entidad con la cuál se esta contratando, para efectos de entender el proceso de selección aplicable.

 

  1. Verificación cumplimiento de los requisitos de la convocatoria.

 

Cuando se determine el proceso de interés y la posibilidad de participar en él de conformidad con la modalidad de selección, se debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes exigidos por cada entidad para ese proceso.

Los requisitos habilitantes son aquellos que miden la aptitud que tienen los proponentes para participar en un proceso de contratación mediante la verificación de una serie de condiciones mínimas que le permitirán garantizar a las entidades estatales que quieren participan en determinados procesos están en condiciones para cumplir con el objeto, y se refieren a: (i) capacidad jurídica, (ii) capacidad financiera, (iii) capacidad organizacional, y (iv) experiencia.

Generalmente, la verificación de estos requisitos se hace a través de la información consagrada en el RUP, por lo que se reitera la importancia de mantener este registro al día, clasificando debidamente los bienes y servicios ofrecidos, sin embargo, se debe aclarar que las entidades estatales pueden determinar mecanismos distintos para acreditar los requisitos habilitantes.

  1. Términos de los procesos de selección

 

Tener en cuenta el cronograma establecido por las entidades estatales resulta de vital importancia, ya que en cada proceso se establecen los tiempos para presentar ofertas, solicitudes de aclaración, pólizas, y demás documentos necesarios, así como también se determinan tiempo para ejercer distintos derechos tales como objeciones, participación en audiencias, interposición de recursos contra actos administrativos, y preguntas, entre otros. Por lo que resulta de vital importancia conocer estos tiempos y respetarlos, ya que la presentación extemporánea de documentos o en no ejercicio oportuno de los derechos descritos, podría resultar a en una descalificación de los procesos, o en una pérdida de la oportunidad.

 

  1. Asesoría Jurídica:

Por último, consideramos que en asuntos de contratación estatal es indispensable contar con una asesoría jurídica y técnica de calidad, que facilite y garantice la correcta participación de los proveedores en los procesos de contratación.